TEORIA BASICA SOBRE EL MANEJO DE PROYECTOS

DEFINICION DE PROYECTO

Un proyecto es un conjunto de actividades únicas, relacionadas y orientadas al logro de objetivos a partir de unos recursos disponibles, teniendo un propósito o meta que debe ser completada en un tiempo especifico dentro de un presupuesto y de acuerdo a unas especificaciones dadas en la que se plantea el tamaño, características, tipos y períodos de los recursos requeridos, dentro de las limitaciones técnicas, sociales, económicas y políticas en las que se desenvolverá

PAUTAS O CRITERIOS PARA ELABORAR UN PROYECTO

· Objetividad: Hace referencia a la necesidad de estudiar los hechos dejando a un lado opiniones o datos que no aportan nada.

· Claridad: Para realizar un proyecto se debe definir claramente lo que quiere lograr, teniendo en cuenta la aspiraciones de los involucrados en esto además es preciso determinar dónde, cuándo y cómo se pretende
hacer lo que se propone.

· Principio de realidad: Siempre hay que adecuar lo deseable a lo
posible, y lo posible de cada circunstancia para lograr así todo lo planteado.

· Flexibilidad: Consiste en planear un margen operativo para situaciones cambiantes o emergentes en las que se pueden hacer reajustes o cambios a lo propuesto.

IMPORTANCIA DE UN PROYECTO

Es importante porque posibilita la identificación, análisis y selección de alternativas de solución adecuadas a necesidades o problemas específicos, además puede determinar la viabilidad y la factibilidad de esto así como también es importante observar las posibilidades de inversionistas, organismos de crédito y financiamiento, instituciones de fomento, fundaciones para el desarrollo de determinadas actividades, y en general, todas aquellas entidades y personas que puedan financiarlo y que contribuyan con las solucione a los problemas ya mencionados adecuando técnicas para ello e indicando los resultados que se esperan obtener con su implementación y operación.


CICLOS DE UN PROYECTO

1. PREINVERSION: Corresponde a todos los estudios e investigaciones que deben realizarse previamente a la toma de decisiones sobre los recursos con el fin de saber si se pueden disponer o no de ellos para algún objetivo particular.
Esto incluye procesos tales como:

a. Identificación: En este se explica los aspectos mas relevantes como las necesidades, las oportunidades y las posibles soluciones.
.
b. Selección: Elección de proyectos que aumenten los
beneficios, teniendo en cuenta los pro o en contras que estos traigan así como los riesgos.

c. Formulación: Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar
en detalle las partes que lo componen. Aquí encontramos otras etapas como;

Etapa de idea: Tiene por objetivo clarificar principalmente una idea que sea la que cumpla con todas las expectativas y requerimientos.

PASOS PARA LA GENERACIÓN DE IDEAS DE PROYECTOS

· Elaborar un buen diagnóstico pues como su nombre lo indica deben estudiarse variables que influyen en la generación de ideas, como las necesidades, la población, la cultura, entre otras

· Ser creativo e innovador factor muy importante en este ciclo.

· Plantear una serie de interrogantes como: ¿Cuál es la principal
actividad económica de la zona? ¿Qué número de personas se beneficiarán directa e indirectamente? ¿Qué servicios se prestarán y cuál es la calidad de los mismos?, ¿Existe suficiente disponibilidad de recursos humanos y físicos en la zona? ¿Cuál es el nivel de ingreso de la población? ¿Cuál es la situación de empleo de la región?, entre otras, todo depende del tipo de proyecto y su fundamento.

Ø Etapa de perfil: Aquí se realiza un análisis profundo de diferentes aspectos partiendo de una información obtenida, principalmente de fuentes secundarias. Para este análisis:

· Se preparan soluciones elaboradas.
· Se definen objetivos.
· Se contrasta el producto o servicio frente a la población objeto
(Caracterización del mercado).

· Se determina la viabilidad técnica, la cual debe contener las posibles localizaciones, el tamaño, el proceso productivo y los modelos organizacionales para la instalación y operación.

· Se realiza una aproximación global al monto de las inversiones
requeridas, determinando los costos e ingresos que faciliten la
estimación preliminar, (“flujos de caja”), aplicándole a esto indicadores de rentabilidad que nos permita darnos cuenta de las ventajas o limitaciones del proyecto.

· Se determina en qué áreas se debe profundizar el estudio, de modo que se puedan aclarar aquellos aspectos que están confusos o tener mayor seguridad en su estimación.

Ø Pre factibilidad: Tiene por objeto sacar, con mayor detalle, los aspectos de análisis del mercado, técnicos, financieros, institucionales, administrativos (legales y organizacionales) y ambientales. Para lograr esto se puede acudir a información primaria solo si es necesario para determinar algunas variables relevantes y que requieren un nivel de certeza alto para poder deducir cual será la alternativa mas viable para conseguir los objetivos propuestos.

Para lo anterior debemos tener muy presente que es importante incluir un análisis de sensibilidad que permita observar el comportamiento del proyecto ante cambios en las variables más importantes.

Ø Factibilidad: Busca reducir sustancialmente las preocupaciones que puedan surgir con respecto a la realización del proyecto y también obtener mejores y más confiables
soportes.

Ø Diseño definitivo: Esta etapa se aplica especialmente a proyectos
de alta complejidad y que exigen unas grandes inversiones. Aquí se
define con claridad cuál será el ente administrativo y gerencial que
asumirá la responsabilidad de su ejecución y se seleccionan los
servicios de ingeniería requeridos y los servicios complementarios
(interventoria, auditoría contable, asesoría jurídica, licitaciones etc.)

TIPOS DE PROYECTOS

· Proyectos sociales
· Proyectos productivos
· Proyectos de infraestructura
· Proyectos al interior de la empresa

EL DIAGNOSTICO Y SUS PROPOSITOS

El diagnostico en un proyecto es el proceso de estudio que se utiliza para identificar las causas que generan un hecho y reconocer una situación determinada y a partir de este se pasa a emplear estrategias que se ajusten a lo que se esta buscando.
Los propósitos fundamentales son la descripción y la explicación pero también se derivan otros como; medir, determinar, evaluar y caracterizar particularidades de una necesidad u oportunidad


LOS OBJETIVOS Y SU CLASIFICACION

Los objetivos son los fines, propósitos y metas que se plantean cuando se desea hacer algo como un proyecto, teniendo en cuenta que alrededor de esto giran las personas que se lo propusieron y deben trabajar entorno a eso funcionando para que esto se ejecute exitosamente
Existen 3 tipos de objetivos:

· Generales
· Específicos

REGLA PARA LA FIJACION DE OBJETIVOS

· Claridad: Para que no quede ninguna duda a aquellos que son responsables de su logro.
· Flexibilidad: Los objetivos deben ser flexibles para poder ser modificado si las circunstancias así lo requieren
· Medible o mesurable: Pues los objetivos deben permanecer en un horizonte de tiempo para determinar con exactitud su cumplimiento.
· Realismo: Estos objetivos deben fijarse de manera que sea posible de lograrse en el plazo establecido.
· Coherencia: Los objetivos no deben contradecirse puesto que su rumbo debe ser hacia el mismo lado y sin desviarse de lo que se estipulo en un principio.
· Motivación: Estos deben tener como base un elemento que empuje a los encargados de la ejecución a hacerlo realidad, algo que realmente valga la pena y que se les convierta en un reto.

JUSTIFICACION

Un proyecto se realiza cuando se identifican un problema, carencia o necesidad ya sea en una empresa o en determinada sociedad, estos se llevan a cabo porque debe haber una necesidad que de debe satisfacer, un problema al que se le debe encontrar solución, una oportunidad que debemos aprovechar y unos beneficios que debemos conseguir o lograr claro esta sin dejar atrás que cuando un se plantea un proyecto se debe argumentar porque y para que se va hacer así como se deben utilizar argumentos políticos, sociales, económicos, técnicos y humanos que justifiquen la prioridad del problema y la necesidad de solución que tiene.

TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

· Entrevista: Conversación que tiene una estructura y un propósito.
(Investigación cualitativa)
· Encuestas: Se trata de requerir información a un grupo socialmente significativo de personas acerca de los problemas que se están estudiando.(investigación cuantitativa)
· Observación: Esta técnica consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos o conductas que se analiza.
· El experimento: Aumenta la experiencia del hombre sobre la realidad; éste hace parte del método de investigación y es un proceso planificado de observaciones

DOUMENTOS LEGALES Y COMERCIALES

CERTIFICADO DE CAMARA DE COMERCIO:
Es aquel que nos diferencia de personas naturales a persona jurídica también referida en algunos círculos como junta de venta aunque esta frase no es común mente usada.
Es un certificado que se hace para proteger los intereses propios de una empresa.

REGISTRO:
El registro es un proceso que se emplea o se utiliza para controlar instrucciones en ejecución, para direccionar y proporcionar calidad, credibilidad y sobre todo autenticidad a las empresas.

NIT:
Es un número de identificación para las empresas legalmente constituidas. Generalmente cuando estableces una empresa debes registrarla ante la cámara de comercio junto con los elementos que ello requiere para que así asignen un numero que identifique la empresa.

RUT:
El Rut es el numero de identificación tributaria de una persona y sirve para ubicarla y clasificarla como contribuyente o no contribuyente del impuesto de renta u otros tributos, del patrimonio o si es responsable del impuesto del valor agregado (IVA). El Rut lo deben obtener todas Las personas que están obligadas a presentar declaración de renta, pagar impuestos, los exportadores, los vendedores y los trabajadores independientes que celebren contratos y prestación de servicios que frige la ley

CERTIFICADO DE CALIDAD:
se trata de un proceso por el cual las características de un producto o servicio quedan reflejadas en un documento denominado norma. Esto se consigue tras el acuerpo de todos los grupos con interés en algún producto o servicio.
Estos certificados siempre deben contener además del periodo de validez, la siguiente información:
· El alcance del certificado: a que tipo de productos o servicios aplica
· La norma de referencia que se ha utilizado como elemento de examen. En este punto aparecen definidas las características del producto o del servicio que ampara el certificado.
· La entidad u organismo de certificación que ha emitido el certificado, después del examen de sus auditores y expertos
· La información sobre el fabricante u organización que óbstenla el certificado.

CODIGO DE BARRAS:
Es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distintos grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. De este modo facilita el trabajo en el momento de realizar inventario, reconocer rápidamente el artículo en la cadena logística y sus características.
Actualmente, el código de barras esta implantado masivamente en forma global.
El código de barra lo asignan las agencias nacionales que tengan la autonomía para hacerlo.

TIPOS CERTIFICADO:
Existen 3 tipos de certificado, estos son
· Matricula mercantil
· Existencia de la empresa( representación)
· Tenencia de libros de contabilidad